Áp dụng phần mềm quản lý trong lĩnh vực du lịch

[Phần mềm] Trong các doanh nghiệp nói chung và ngành du lịch nói riêng, việc ứng dụng Excel trong công việc quản lý cũng như thống kê,báo cáo dữ liệu đã trở nên rất quen thuộc với mọi nhân viên. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm mà ai cũng rõ thì Excel cũng còn một vài hạn chế cho người dùng cần được khắc phục hoặc ứng dụng thêm các phần mềm quản lý.

Một thực tế không thể phủ định tại phòng ban kế toán, thủ tục, các công ty du lịch rằng mọi công việc trong doanh nghiệp được thực hiện nhanh hơn so với trước khi sử dụng Excel. Nhưng với Bộ phận hành chính, Bộ phận booking online quản lý tour, hành trình tour hay đối tác thì vẫn gặp một vài khó khăn trong công việc, mà Excel chưa hỗ trợ được nhiều.

Có thể trước đây ứng dụng excel vào trong doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp du lịch là một cuộc thay đổi lớn nhưng giờ đây có rất nhiều nhược điểm excel không đáp ứng được. Và việc áp dụng phần mềm quản lý tour đồng bộ là điều các doanh nghiệp du lịch đang hướng đến. Các nhược điểm khi sử dụng excel có thể được khắc phục bởi phần mềm quản lý tour chuyên biệt.

Những vấn đề trong việc sử dụng excel để quản trị dịch vụ

1. Phức tạp trong tính toán:

    Không phải ai cũng có thể sử dụng excel thành thạo đến mức có thể sử dụng một loạt các hàm tính toán để tổng hợp được ra các kết quả chính xác, mà trong khi đó trong ngành du lich các đầu mục cần quản lý tính toán là rất nhiều. Với phần mềm quản lý tour có thể sử dụng ngay trên giao diện với các lựa chọn click chuột hay vuốt, chạm màn hình để có thể có được kết quả mong muốn.
2. Nhiều sai sót trong tính toán: Việc thao tác với nhiều loại dữ liệu khác nhau mà dữ liệu đầu vào là nhập thủ công nên khi số lượng bảng tính và dữ liệu nhiều việc sai sót hầu như không tránh được hoặc cũng mất rất nhiều thời gian để kiểm tra lại. Còn với phần mềm chuyên biệt người quản lý có thể dễ dàng tính toán dựa trên dữ liệu có sẵn hoặc nhập vào ( Có bộ lọc – chuẩn hoá dữ liệu) tránh các lỗi tính toán.
3. Không đồng bộ dữ liệu, thiếu liên kết: Do việc tính toán và lưu trữ thực hiện bởi nhiều người cũng như trên các file khác nhau nên việc tổng hơp dữ liệu chung mất thời gian (do không thể tự chuyển từ các file với nhau) cũng như không đồng bộ dữ liệu ở các nơi gây khó khăn cho việc sử dụng chung cũng như truy cập nhanh. Với phần mềm chuyên biệt bạn có thể sử dụng bất kỳ nơi đâu với dữ liệu truy cập tiện dụng, bất kỳ nhân viên của phòng ban nào cũng có thể sử dụng được nguồn dữ liệu và tài nguyên chung.
4. Bảo mật dữ liệu: Với excel lưu trữ file trên máy nội bộ và các bước xác thực, bảo mật ở mức tối thiểu không chuyên biệt nên việc bảo mật rất khó khăn, các phần mềm chuyên biệt có thể tăng cường bảo mật thông tin, xác thực cũng như phân quyền ở cấp độ cao hơn và cũng tránh việc lưu trữ file nội bộ giảm thiểu việc mất dữ liệu.
5. Lỗi phát sinh và khôi phục dữ liệu : Chắc ai đã làm việc với excel cũng đã từng bị các lỗi như không tương thích phiên bản hệ điều hành, đang sử dụng bị outfile, mất dữ liệu, lỗi dữ liệu … phần mềm quản trị du lịch có thể tránh được các trường hợp đó, ngoài ra việc backup dữ liệu dễ dàng, tra cứu lại lịch sử thay đổi, khôi phục dữ liệu dễ dàng.

Bây giờ bạn có thể nhận booking trên website, nhấp chuột đặt dịch vụ bên đối tác, xem hành trình các tour hiện tại. Gửi thông báo tới các nhân viên phụ trách tour A, nhìn tiến trình thanh toán tour … và thống kê ngay tình trạng các tour hiện tại, thông tin khách hàng… Chúng tôi đã và đang hoàn thiện thêm phần mềm quản lý tour của mình để đem lại hiệu suất công việc tốt hơn, lợi nhuận cao hơn nữa. SUSOFT với hệ sinh thái phần mềm của mình có cung cấp các hệ thống quản trị lưu trú, booking, khách sạn, vé tham quan … và kết nối với trên 100+ kênh OTAs khác nhau giúp gia tăng nguồn khách, quản lý tập trung, hiệu quả.